O Que É Matriz de Gerenciamento de Tempo

A maioria de nós é culpada de ocasionalmente desperdiçar um tempo valioso . Um dos motivos é que estamos tão ocupados que só podemos nos concentrar nas coisas mais urgentes. O resultado é que muitas vezes nos esquecemos das coisas que podem ser menos urgentes, mas, não obstante, importantes.

Distinguir entre importante e urgente não é fácil. Quando estamos sobrecarregados com uma agenda cheia e muitas tarefas pendentes, a diferença pode se tornar ainda mais embaçada. Embora os dois rótulos pareçam intercambiáveis, eles são muito diferentes. No entanto, uma matriz de gerenciamento de tempo pode nos ajudar nessa situação.,

O que é a matriz de gerenciamento do tempo?

Duas pessoas estiveram envolvidas no desenvolvimento da matriz de gerenciamento de tempo.

Foi apresentado por Dwight D. Eisenhower , que acreditava que a prioridade está relacionada tanto à importância da tarefa quanto à sua urgência. Quanto mais alta a prioridade atribuída, mais atenção e tempo ela merece.

A segunda pessoa-chave é Stephen Covey , que popularizou e expandiu a matriz de Eisenhower. Ele concluiu que as estratégias de gerenciamento eficientes não se referem ao gerenciamento do tempo em si. Em vez disso, tratam de como focar a atenção e priorizar.

Na matriz de gerenciamento de tempo de Covey, qualquer tarefa, atividade ou responsabilidade é atribuída a uma seção em uma matriz com quatro quadrantes. Os critérios para fazer isso são:

• Urgência : O que requer atenção imediata;
• Importância : o que tem maior significado ou valor.

Em vez de abordar as coisas urgentes primeiro, aumenta a consciência sobre o valor e a importância. Ao dividir as tarefas dessa maneira, deve ficar óbvio quais tarefas devem ser as primeiras.

Cada quadrante da matriz de gerenciamento de tempo de Covey é o resultado de uma combinação de urgente / não urgente e importante / sem importância.

1. Quadrante 1: Urgente e importante
2. Quadrante 2: não é urgente, mas importante
3. Quadrante 3: Urgente, mas não importante
4. Quadrante 4: Sem urgência e sem importância

Q1: Necessidades

O quadrante 1 agrupa atividades e tarefas que são críticas e requerem atenção imediata. É claro que tudo o que se enquadra nesta categoria é muito importante e merece o tempo e o foco necessários. Afinal, está no nome: urgente e importante.

Exemplos de atividades que se enquadram neste quadrante são reuniões pré-agendadas com clientes, melhorias a serem implementadas, resolução de problemas urgentes, etc. Pessoas altamente eficazes devem começar com tarefas neste quadrante.

Q2: Produtividade Extraordinária

As tarefas neste quadrante são importantes, mas não urgentes. A tendência das atividades que se enquadram nesta categoria é postergá-las.

Idealmente, essas tarefas importantes devem ter prioridade e receber o foco principal. Estas são as atividades estratégicas de maior impacto. Trabalhar com eles tornará sua empresa mais forte e levará ao crescimento e desenvolvimento pessoal.

Um exemplo de atividade do quadrante 2 é o planejamento do projeto. Isso é algo que muitas vezes é adiado, mas é essencial para um crescimento sustentável.

Q3: Distrações

O quadrante 3 contém atividades urgentes, mas sem importância a longo prazo. Esses são itens que ocupam um lugar proeminente em nossas mentes, mas servem principalmente como distrações.

Além disso, muitas vezes são considerados divertidos ou fáceis e, portanto, tendem a ser priorizados. Em uma inspeção detalhada, eles podem ser removidos do cronograma de trabalho.

Eliminar todas essas tarefas Q3 é provavelmente impossível. Ainda assim, é importante reduzir seu número o máximo possível. Uma maneira de fazer isso é delegando-os. Outra solução é agrupar e concluir muitas dessas tarefas menores.

Agendar ativamente uma hora para responder e-mails é mais eficiente do que respondê-los individualmente ao longo do dia. Não se distraia com um rótulo “urgente” na linha de assunto.

Q4: Resíduos

As tarefas do quarto trimestre não são urgentes nem importantes. Basicamente, essas coisas são uma perda de tempo.

O perigo é gastar muito tempo com eles, resultando na perda de um tempo precioso. As atividades nesta categoria devem ser reduzidas ao mínimo.

Qual é a diferença entre “importante” e “urgente”?

O termo “importante” refere-se à sua contribuição para objetivos contínuos. A conclusão dessas tarefas pode ser relevante para o crescimento e a continuação. Essas atividades merecem atenção prioritária e contínua.

Eles nem sempre precisam ser atendidos imediatamente. No entanto, por não priorizá-los, eles podem se tornar problemas urgentes.Esse tipo de má gestão leva a estresse desnecessário e perda de foco.

Atividades urgentes requerem atenção imediata. Assim que aparecem, exigem atenção imediata. Sua importância está principalmente naquele momento e podem prejudicar atividades importantes e objetivos de longo prazo.

Benefícios da Matriz de Gerenciamento de Tempo Covey

Usar a matriz de gerenciamento de tempo de Steven Covey pode ajudar alguém a analisar suas atividades e prioridades. Analisar as atividades de trabalho ou mesmo a vida privada de uma pessoa média frequentemente revela que a maioria das atividades se enquadra nas categorias de urgência (Q1 e Q3). Q2 (importante, mas não urgente) é geralmente um quadrante Covey sub-representado.

É aqui que reside o poder desta matriz de tempo. A importância do Q2 não deve ser subestimada. As atividades neste quadrante representam o aspecto estratégico de seus negócios ou vida pessoal. Ignorar isso pode levar à perda de desenvolvimento pessoal e objetivos finais. Esta categoria deve ser incluída na gestão do tempo equilibrada e eficiente. Q2 é, portanto, extremamente importante.

A aplicação da matriz de gerenciamento de tempo Covey no local de trabalho leva especificamente a muitos benefícios:

• Aumento da produtividade: este método auxilia na organização e categorização das atividades. Atribuir uma tarefa a um dos quatro quadrantes ajuda a decidir se ela deve ser priorizada, agendada ou mesmo eliminada. Ele aumenta a eficiência e concentra a atenção no que é mais importante. Criar uma lista priorizada ajuda a realizar coisas mais importantes.
• Autodisciplina. Autodisciplina significa assumir conscientemente o controle do comportamento. Esse tipo de restrição ajuda a substituir ações negativas por positivas. É o resultado de priorizar, organizar e evitar distrações.
• Hábitos claros. Categorizar atividades pode esclarecer certos padrões de comportamento. Ajuda a avaliar o comportamento de alguém. A identificação de padrões fornece pistas sobre onde fazer mudanças, quais hábitos desenvolver e como focar no que é importante.
• Aprenda a deixar ir. Deixe de lado as distrações. Dar menos prioridade aos que perdem tempo (Quadrante 4) permite que você realize mais, tanto em quantidade quanto em qualidade. A matriz Covey oferece a estrutura e a confiança para delegar responsabilidades quando necessário e quando dizer não a uma nova tarefa.
• Melhore as habilidades de planejamento. Ser capaz de priorizar tarefas permite que você determine seus objetivos imediatos e metas gerais. Quando as prioridades são definidas desta forma, prazos realistas podem ser atribuídos a essas atividades.

Se você adicionar esses hábitos de pessoas altamente eficazes à sua rotina, já estará se saindo melhor do que a maioria das pessoas por aí.

Como usar a matriz Covey

Identifique suas prioridades

A ideia por trás da matriz de gerenciamento de tempo Covey é estimular o questionamento se uma tarefa é importante ou é apenas uma prioridade por causa de sua urgência .

A primeira etapa, portanto, é identificar esse conceito para todas as tarefas. Atribuir cada tarefa a um dos quatro quadrantes é uma ferramenta útil para isso. Com este auxílio gráfico, é imediatamente evidente onde colocar uma tarefa na programação.

Coloque por escrito

O resultado é o mesmo, quer seja escrito com caneta e papel ou usando uma ferramenta digital. Fazer crônicas ajuda a criar um lembrete visual e envolve nossos processos de pensamento. Essa documentação combinada com a matriz de tempo ajuda a esclarecer as prioridades. Portanto, mantenha a matriz Covey em um local visível e ela funcionará como um lembrete constante.

Incluir prazos

Depois de listar claramente cada tarefa, atribua prazos, que o orientarão na priorização de tarefas. Com as datas em mente, algumas tarefas podem precisar ser adiadas, enquanto outras podem esperar.

Faça isso regularmente

A frequência com que esse processo de gerenciamento de tempo deve ser feito depende da aplicação e das circunstâncias. Não há regra para isso. Para alguns, revisar e atualizar uma vez por semana é adequado.

Em outros casos, a carga de trabalho e a natureza das atividades exigem uma atualização diária. Qualquer que seja o regime escolhido, a chave é reservar continuamente um tempo específico para essa atividade. Isso garante a continuidade das atividades.

Avaliações de uma semana

Uma maneira diferente de usar a matriz é fazer uma avaliação semanal. Isso requer seis matrizes em branco, uma para cada dia de trabalho e uma para o fim de semana.

No final de cada dia, todas as atividades daquele dia são organizadas na matriz, incluindo o tempo despendido com elas. No final da semana, todas as atividades são resumidas em uma matriz.

Isso criará consciência sobre os tipos de atividades que compõem uma semana; se forem urgentes e / ou importantes.

Considerações finais sobre a matriz de gerenciamento de tempo

Leva tempo para aprender a usar a matriz de gerenciamento de tempo Covey, mas as recompensas são muitas. Quanto mais tempo você gasta usando a Matriz de Covey, ficará ciente de qual quadrante contém a maior parte da carga de trabalho.

Administrar o tempo não significa marcar tantas atividades quanto possível no menor tempo possível. É melhor fazer menos e dar a todas as tarefas a atenção que merecem.

Essa forma de pensar ajuda você a aprender o que é importante e o que é menos importante. Além de discernir o que é mais importante, existem aplicativos de agendamento e outras ferramentas de gerenciamento eletrônico de tempo para ajudar na organização. Com um bom gerenciamento de tempo, as coisas mais importantes serão feitas.

Ser produtivo exige muito trabalho e uma boa organização. No início, as mudanças podem ser pequenas, mas continue revisando as atividades e sendo honesto. Quanto tempo foi gasto em atividades importantes? Planeje a próxima semana e veja quais mudanças podem ser feitas. Contanto que passos positivos sejam dados, o resultado será maior produtividade e sucesso.