Dicas de Produtividade

Todo mundo está procurando economizar tempo e dinheiro, e ninguém está mais ansioso para aumentar a produtividade do que aqueles que administram seus próprios negócios.

Aqui estão algumas ferramentas simples e baratas para ajudar.

1. Decida o que é vital versus o que é bom fazer.

Primeiro, você precisa priorizar suas tarefas . Comece fazendo listas de tarefas que você faz diariamente, semanalmente, mensalmente, trimestralmente e anualmente.

Isso pode incluir pequenas coisas, como verificar e-mail, até grandes coisas, como fazer seus impostos. Você pode se surpreender exatamente com o quanto você faz regularmente.

Em seguida, para cada uma dessas listas, priorize as tarefas.

Organize-os em ordem das coisas que sua empresa não poderia viver sem para as coisas que seriam boas de serem feitas, mas geralmente não são.

Por fim, anote ao lado de cada tarefa o quão bem você é capaz de completá-las. Algumas anotações podem incluir: “Rápidas e fáceis”, “Devem ser feitas por mim”, “Delegar”, “Não sou boa nisso”, “Demorada” e “Similares”.

Depois de fazer essas coisas, você poderá ver facilmente quais tarefas são vitais para o seu negócio e quais você é mais capaz de concluir.

Com essas coisas em mente, é hora de passar para a próxima etapa.

2. Descubra no que sua equipe é boa e delegue.

Se você é um empreendedor solo, você vai querer pular para a próxima etapa.

Para os proprietários de pequenas empresas com um ou mais funcionários, você deve considerar quais tarefas podem ser delegadas de sua lista de tarefas para seus funcionários.’

Por exemplo, digamos que uma das tarefas que você deseja delegar seja a criação de conteúdo para seu blog comercial. Primeiro, você deve considerar o interesse e a capacidade de seu funcionário para realizar essa tarefa.

Se você tem alguns funcionários que adoram a ideia de escrever para o seu blog e eles têm algum tempo para dedicar todas as semanas à tarefa, eles seriam as pessoas perfeitas para delegar a tarefa.

Por outro lado, se eles não forem bons escritores ou estiverem totalmente consumidos por outras atividades geradoras de receita, talvez seja melhor seguir o próximo passo.

3. Compreenda o valor do seu tempo.

Quando você tem tarefas que seriam mais adequadas para um especialista qualificado, mas não está pronto para contratar um funcionário em período integral ou parcial, a terceirização para um freelancer, contratado ou outro profissional pode ser uma boa alternativa.

Se sua maior objeção é o preço, considere isso:

Quanto dinheiro você poderia ganhar se se concentrasse totalmente nas coisas que faz melhor para o seu negócio e deixasse o resto para os outros?

Então, em vez de você passar um dia inteiro tentando descobrir como criar um novo logotipo para sua empresa, passe o dia gerando receita e use uma fração dessa receita para pagar um designer.

E em vez de se estressar com seus impostos trimestrais, entregue esse trabalho a um contador.

Ao terceirizar, você libera seu tempo, reduz seu nível de estresse e garante que alguém mais adequado para isso esteja realizando a tarefa.

Embora possa parecer um golpe para os seus resultados, a longo prazo, dá-lhe tempo para se concentrar nas áreas do seu negócio em que realmente gosta de trabalhar.

Pense também nas tarefas aleatórias que consomem muito do seu tempo.

4. Agrupe seu dia em partes produtivas.

Uma coisa que pode consumir muito tempo no gerenciamento das tarefas do dia-a-dia em uma empresa é alternar entre as tarefas.

A capacidade de se concentrar em uma tarefa de cada vez e manter um ritmo consistente pode facilitar a conclusão dessa tarefa em menos tempo.

É por isso que você deseja agrupar as tarefas que você faz o máximo possível.

Digamos que você seja um empreendedor solo que tenha que lidar com e-mails de clientes, empacotar e enviar produtos e marketing por meio de suas redes de mídia social.

Em vez de preparar um item para enviar toda vez que uma venda chegar, responder e-mails toda vez que a notificação aparecer em sua área de trabalho e verificar suas redes de mídia social no meio, tente agrupar.

• Verifique e responda a e-mails no início, meio e final do dia.
• Verifique as notificações da rede de mídia social e publique uma nova atualização em suas redes de mídia social duas vezes por dia.
• Reserve uma ou duas horas antes de você precisar sair para deixar os pacotes ou antes que sua transportadora venha pegar os pacotes para fazer o envio e a preparação do manuseio.

Ao fazer isso, você entrará no ritmo de cada tarefa em vez de ter que começar e parar ao longo do dia.

Isso permite que você seja produtivo com o tempo que normalmente gastaria mudando as marchas de uma tarefa para outra.

5. Monitore, meça, ajuste, repita.

Por último, mas não menos importante, você precisa monitorar e medir suas atividades para ver a lucratividade e a eficiência em tudo que você faz.

Ao analisar suas atividades continuamente, você pode identificar quando uma tarefa está começando a demorar mais do que o normal ou quando uma tarefa que antes era lucrativa não é mais. Aqui estão alguns exemplos.

• Ao configurar o Google Analytics , você pode descobrir quais atividades de marketing on-line estão direcionando o tráfego para seu website. Se você perceber que o Facebook gera mais tráfego do que o Twitter, por exemplo, saberá que precisa focar mais seus esforços no Facebook.
• Ao usar códigos de cupom exclusivos em suas campanhas de marketing por e-mail, você pode descobrir se seus e-mails estão gerando mais receita do que seu marketing pago. 
• Calculando quanto vale uma hora do seu tempo e usando um cronômetro para monitorar quanto tempo leva para fazer uma tarefa específica, você pode descobrir se algo está demorando o suficiente para justificar a delegação da tarefa a um funcionário, a contratação de um funcionário para lidar com essa tarefa, ou terceirizando-a.

6. Obtenha ajuda de design barata.

Precisa de ajuda simples de design gráfico para um logotipo, banner ou anúncio de mídia social?

• O Getninjas é uma ótima solução
• Confira o Fiverr , onde apenas US $ 5 podem percorrer um longo caminho.
• Você também pode usar um serviço como o 99designs para ajudar no design do logotipo e do site.
• Dependendo da complexidade e qualidade que você precisa, você também pode procurar uma agência de design .

7. Simplifique sua contabilidade.

Este é um grande ponto de dor para muitas empresas iniciantes. Embora valha a pena contratar um profissional à medida que você cresce, experimente o QuickBooks e o Xero quando estiver começando. Ambos se integram com um clique no BigCommerce.

8. Programe as mídias sociais.

A mídia social é um show 24 horas por dia, 7 dias por semana. Você deve agendar seus tweets e postagens no Facebook para garantir que está postando regularmente, além de testar quais horários do dia têm mais engajamento. Tente para horários fora da hora –– como 9h13 ou 13h47. Ferramentas como Hootsuite e Buffer podem fornecer um balcão único para esse tipo de trabalho, maximizando sua produtividade.

9. Melhore seu e-mail marketing.

Você está usando seu e-mail pessoal para marketing? Pare! Existem muitas ferramentas de marketing por e-mail que ajudarão você a trabalhar de maneira mais inteligente com modelos pré-criados, agendamento e segmentação de listas. Teste opções como MailChimp , Constant Contact ou Klaviyo .

10. Agende coletas de remessa.

Você pode agendar para os Correios pegar uma remessa em vez de ficar em filas. Confira as opções para: Correios,  FedEx 

11. Gerencie sua caixa de entrada de e-mail .

O Boomerang para Gmail agenda o envio automático de e-mails com base nos critérios que você definir.

12. Colaborar e gerenciar projetos.

O Trello é uma ótima opção para empresas em crescimento que lutam para gerenciar tudo. Você obtém compartilhamento de arquivos integrado, gerenciamento de projetos, automação de fluxo de trabalho e comunicação centralizada de qualquer dispositivo. Confira também o Slack ou o Pivotal Tracker como alternativas.

13. Compartilhe recursos.

Existem muitas ferramentas disponíveis para ajudá-lo a compartilhar notas, ideias e até mesmo arquivos. Experimente o Google Drive ou o Evernote para começar. Para itens maiores, como imagens e vídeos, experimente o Dropbox .

14. Cuide-se.

Esquecer de cuidar de si mesmo é um problema comum para empreendedores.

• Um Smartwatch ou dispositivo semelhante ajudará você a permanecer ativo, monitorar seu sono e se você está comendo direito.
• Experimente um serviço financeiro como o Mint para acompanhar o que você está gastando.
• Configure alguns gatilhos no If This Then That para se manter relevante nas redes sociais sem precisar postar manualmente.
• Por fim, baixe um aplicativo como Coach.me que permite definir e acompanhar metas como aumentar a produtividade, melhorar sua saúde etc. Se você achar que um aplicativo é pouco, e precisa de um coach humano, entre em contato no Grupo de Informações do What’sApp